Регистрация баз персональных данных

Еще материалы по теме:
Электронная регистрация БПД
Драконьи наказания за БПД
Необходимо знать при проверке БПД
“ХОРОШИЕ” изменения в закон о БПД
Вето на изменения к Закону о БПД
Изменения в Закон о БПД вступили в силу

Разъяснения, рекомендации и образцы документов обновлены в соответствии с изменениями в Закон “О защите персональных данных”, которые набрали силу 20 декабря 2012 года:
1. БПД (база персональных данных) создается для контрагентов, клиентов, пайщиков, учредителей юридических лиц (для каждой категории – отдельно!). А вот для наемных работников c 20.12.2012 г – уже не нужно!!!
2. БПД – это сведения о физическом лице, по которым его можно конкретно идентифицировать.
3. Предпринимателю необходимо издать приказ (решение)

образец приказа (28,0 KiB, 1 639 hits)

а юридическому лучше утвердить Положение

Образец Положения о защите ПД (77,5 KiB, 852 hits)

которым определить виды БПД, установить форму письменного согласия работника на обработку его данных и форму сообщения, ответственного (ответственных) за ведение БПД и его местонахождение, внести соответствующие изменения в должностные инструкции или положения .
4. Необходимо согласие физического лица в письменной форме

образец заявления о согласии на обработку персональных данных (38,5 KiB, 2 052 hits)

на обработку персональных данных.
5. На письменное уведомление субъекта персональных данных

Образец уведомления (35,0 KiB, 1 453 hits)

(клиента, пайщика) о цели сбора данных и права дается 10 рабочих дней.
6. Для регистрации БПД необходимо заполнить бланк заявления

Бланк заявления на регистрацию БПД (216,0 KiB, 777 hits)

Образец заполнения для предпринимателя –

Образец заявки на регистрацию БПД для предпринимателя (316,1 KiB, 1 649 hits)

для юридического лица

Образец заполнения заявления на БПД от юрлица (314,4 KiB, 869 hits)

Это заявление ( и больше никаких других документов!) необходимо направить заказным письмом с описью вложения по адресу:
Государственная служба Украины по вопросам защиты персональных данных,
Управление регистрации баз персональных данных,
02660, г. Киев, ул. М. Расковой, 15, каб.1205.
Контактная информация:
тел: (044) 233-61-86
e.mail: register@zpd.gov.ua
Или в форме электронного документа с электронной цифровой подписью, об этом подробно – в следующем материале
7. Заявление нужно заполнить на украинском языке, печатными буквами, без помарок, зачеркиваний и исправлений. Сама БПД к заявлению не прилагается! Каждую страницу заявлению необходимо подписать и поставить печать (для предпринимателя – если есть).
8. Если юридическое лицо имеет филиалы, в заявлении указываются дополнительно адреса этих филиалов как адреса местонахождения БПД.
9. Информация о распорядителя БПД заполняется только в случае наличия такового.
10. При изменении владельца, распорядителей базы персональных данных, информации о базе данных, ееместонахождения в течение десяти рабочих дней необходимо направить по указанному выше адресу соответствующее заявление

Заявление о внесении изменений в БПД (255,5 KiB, 975 hits)

Порядок заполнения этого заявления не совсем понятен (удаляем и затем добавляем всю информацию соответствующего раздела, или ее часть).
И есть важный нюанс. При заполнении заявления необходимо указать регистрационный номер БПД и дату регистрации. Но поскольку Госслужбызащиты не соблюдает установленных законом сроков регистрации, на официальном сайте ДСЗПД есть разъяснение, что в этом случае необходимо им сообщать об изменениях письмом произвольной формы на бланке предприятия. Хотя думаю, что лучше все-таки, в соответствии с требованиями нормативных документов, подать заявление установленного образца (не заполнив указанные выше графы), и добавив такое письмо.
11. Закон вступил в силу с 1 января 2011 года, и с этой даты должны быть документы, подтверждающие письменное согласие владельцев персональных данных, на обработку их персональных данных и уведомления.
И внимание – документы по БПД “Работники” (заявления, уведомления) обязательно должны быть с 01.01.2011 г. (вступление в силу закона) по 20.12.2012 г. (изменения в закон).
12. Даже тщательное выполнение всех требований и рекомендаций не гарантирует от проблем. Закон составлен таким образом, что всегда найдется причина для отказа в регистрации БПД или составления протокола об административных правонарушениях, поэтому очень важно – сохранить квитанцию об отправке заявки, и в случае проблем (написание протокола об административных правонарушениях) – можно подавать встречный иск (ведь Государственная служба Украины по вопросам защиты персональных данных уже отстает от определенных Законом сроков регистрации БПД более, чем на год)!
13. Регистрация БПД проводится бесплатно!

ВНИМАНИЕ! Мои ответы на вопросы не имеют статуса официальных и не могут быть использованы в суде!

Комментарий Ирины:
Добрый вечер!
Решила поделиться информацией по вопросам персональных данных, а именно необходимости внутренних документов, согласия работников и т.д. по этому вопросу в связи с изменениями в ЗУ “О защите персональных данных”, которые вступили в силу 20.12.2012 г.
Сегодня (16.01.2013) позвонила на горячую линию ДСЗПД (http://zpd.gov.ua/dszpd/uk/publish/article/41587) (кто не знает контактов-
Среда 16.01.2013 – заместитель начальника Управления юридического обеспечения Мельник Константин Сергеевич, тел. (044) 517-60-02, время – с 14 до 16 часов. Пятница – начальник отдела контроля за соблюдением требований законодательства о защите персональных данных Черных Руслана Николаевна, тел. (044) 517-89-84, время – с 14 до 16 часов), где мне разъяснили, что, во-первых, регистрировать базы данных работников НЕ НУЖНО (о чем прямо указано в ч.2 ст. 9 Закона) , во-вторых, любых локальных документов (приказов, положений и т.д.), а также согласия работников на обработку ПД не нужно, поскольку согласно п.2.ч.1 ст.11 Закона работодатель ПО ЗАКОНУ (а именно – Кодекс законов о труде) имеет право на обработку таких данных.
Более того, сейчас на сайте существует образец заявления о нерегистрации баз данных для тех лиц, которые уже отправили свои заявления, но они еще не проработаны. То есть, те, кто отправил для регистрации заявление относительно базы данных работников, могут ее отозвать (подробнее – см. На сайте). Правда, в этом случае следует взвешивать на действие закона во времени (то есть, обязанность по регистрации БД “Работники” все же существовала с 01.01.2011 (день вступления в силу закона) по 20.12.2012 (изменения в закон), и то, что никакой ответственности за неподачу заявления о нерегистрации не установлено. по моему мнению, целесообразно не слать такое заявление об отзыве, ведь в худшем случае Служба зарегистрирует вашу БД отношении других вопросов, а по БД “Работники” откажет.
Вроде все. Удачи и процветания Вашему сайту))

Еще материалы по теме:

Разъяснение Госслужбы по обработке персональных данных в Базах государственного реестра физических лиц - налогоплательщиков (40,0 KiB, 1 322 hits)